Für die Übermittlung der Audiodateien an ein Schreibbüro stehen unterschiedliche Methoden zur Verfügung, entscheidend sind jedoch die Sicherheitsanforderungen an den zu transkribierenden Inhalt. Im Falle juristischer oder medizinischer Transkriptionen, Potokollierungen von Vorstandssitzungen oder Produktmeetings in Unternehmen soll der Zugriff Dritter bei der Übermittlung der Daten natürlich ausgeschlossen werden.
Die Email
Die klassische Email bietet kaum einen Schutz, der Anhang ist meist manuell zu verschlüsseln. Eine klassische Methode ist hier die Verschlüsselung beigefügter Zip-Dateien, doch auch hier müssen die Programme für Ver- und Entschlüsselung von Zip-Dateien kompatibel sein. Kunde und Dienstleister verfügen selten über die gleichen Versionen, wenn es um Software geht.
Übertragungssoftware durch einen Dienstleister
Viele Unternehmen bieten eigene Lösungen zur datenübertragung an. Grundlegendes Prinzip ist die Verschlüsselung der Daten (ZIP/RAR) oder die der Übertragungswege (https). Meist im Hintergrund Ihres PCs laufend, werden die zu transkripierende Dateien bzw. fertige geschriebene Dokumente vom Programm automatisch verschickt bzw. abgerufen. Ein einfaches Abspeichern in einem bestimmten Ordner genügt, auch gerne direkt aus Ihrer Diktiersoftware. In einem zweiten Ordner landen später automatisch die geschriebenen Dokumente, wo Sie diese entnehmen können.
Die Alternative Telefondiktat
Eine Aufzeichnung des Gesprochenen direkt übers Telefon bietet einige Vorteile: Sie benötigen kein
Diktiergerät und die Übertragung findet nicht über Ihren Pc statt. Ein Mobil- oder Festnetztelefon ist meist zur Hand und bietet dazu maximale Unabhängigkeit zum Bürostandort. Sicherheitsbedenken sind hier eher beim Telefonanbieter oder Netztbetreiber zu finden.
